Deze verklaring geeft u informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze dienstverlening
Van Kreij notariskantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
– het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
– om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
– voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt. Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als Van Kreij notariskantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet zij (lees hier ook: de notaris die deze akte verlijdt) zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens. Wij noemen:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de notariële akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende notariële akte met uw persoonsgegevens verplicht altijd bewaren.
- Zodra de notariële akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister (gehouden door de Kamer van Koophandel) en (de openbare registers van) het Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens.
Adviezen en overige diensten
Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door Van Kreij notariskantoor geldt:
– De verwerking van persoonsgegevens door deze op te vragen, te verzamelen, te raadplegen, te gebruiken en op te slaan ten behoeve van dienstverlening waaraan geen notariële akte gekoppeld is, zoals advieswerkzaamheden, het opstellen van een of meer onderhandse akten en de afwikkeling van een nalatenschap, heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
– het uitvoeren van een door een of meer cliënten verstrekte opdracht;
– het uitvoeren van een overeenkomst.
– De verwerking van vorenbedoelde persoonsgegevens vindt plaats op basis van een gerechtvaardigd belang, namelijk:
– het draagt bij aan de bepaalbaarheid en daarmee de rechtszekerheid omtrent de juistheid van en daarmee herleidbaarheid tot de persoon of personen aan wie een notariëel advies wordt verstrekt, de onderhandse akte(n) wordt (worden) opgesteld of ten behoeve van wie notariële werkzaamheden (niet zijnde een notariële akte) worden verricht.
Bron van verwerkte persoonsgegevens
Als Van Kreij notariskantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die zij niet van uzelf heeft verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van een aan haar verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende kunnen zijn:
– de openbare registers, waaronder het Kadaster;
– een makelaar of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
– een wederpartij van een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
– een belasting- of andere adviseur in verband met een (koop)overeenkomst waarin u één van de partijen bent;
– de statutair bestuurder van een rechtspersoon waarvan u middellijk of onmiddellijk (mede-) aandeelhouder of (mede-)certificaathouder bent in verband met een (koop)overeenkomst waarin u als (mede-)aandeelhouder of (mede)certificaathouder partij bent;
– een van de andere erfgenamen of van de executeur in een opengevallen nalatenschap;
– een gerechtelijke uitspraak of beschikking welke in kracht van gewijsde is gegaan.
Doorgeven van uw persoonsgegevens
Van Kreij notariskantoorgeeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren. Van Kreij notariskantoor verstrekt persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:
– de in de ontwerpakte en/of notariële akte genoemde personen;
– de door de cliënt ingeschakelde ketenpartners (zoals makelaars, hypotheekadviseurs en belastingadviseurs);
– de partijen en registers aan wie de notaris op grond van de wet verplicht is een afschrift of uittreksel toe te sturen of in te schrijven (zoals de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie voor de centrale registratie
Persoonsgegevens worden door Van Kreij notariskantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door Van Kreij notariskantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denkt u hierbij aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn hierop (mede) van toepassing. Notariële akten worden altijd bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door Van Kreij notariskantoor verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door Van Kreij notariskantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de hiervoor vermelde contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor Van Kreij notariskantoor uw aanvraag inwilligt, zal zij u eerst moeten identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens Van Kreij notariskantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze gegevens door Van Kreij notariskantoor bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor Van Kreij notariskantoor niet op uw verzoek in kan gaan. Van Kreij notariskantoor zal dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe (rectificatie-)akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor bij Van Kreij notariskantoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door Van Kreij notariskantoor wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor bij Van Kreij notariskantoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Recht van bezwaar
Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Van Kreij notariskantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Kreij notariskantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door Van Kreij notariskantoor dan hoort zij dit graag via ed@vankreij-notariskantoor.nl. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Van Kreij notariskantoor verwijst u hiervoor naar de website van deze toezichthouder: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Overige, van belang zijnde kwesties aangaande uw persoonsgegevens
Uitschrijven campagnes
Uw (E-mail)adres kan door Van Kreij-notariskantoor worden gebruikt om u te informeren over van voor Van Kreij-notariskantoor en haar cliënten relevante informatie (denkt u daarbij aan wijziging in de bankgegevens, wijziging in de postbusgegevens, verhuisbericht, defungeren of vertrek van een van de notarissen of van een medewerker, benoeming van een nieuwe notaris of het dienst treden van een nieuwe medewerker, et cetera). In elk e-mailbericht dat u als zodanig van Van Kreij-notariskantoor ontvangt, wordt u de gelegenheid geboden om zich hiervoor uit te schrijven. Voor het uitschrijven van de communicatie per post gelieve u het adres of E-mailadres te gebruiken wat vermeld staat onder contactgegevens (aan het begin van deze verklaring).
Links naar websites van derden
Op de website van Van Kreij notariskantoor en op social media kunnen links staan naar websites van derde partijen. Van Kreij notariskantoor neemt geen verantwoordelijkheid voor de wijze waarop deze websites omgaan met uw persoonsgegevens. Wij adviseren u steeds het “Privacy Statement” van de website die u bezoekt te lezen.
Cookie Policy
- Functionele doeleinden: om aanmelden op en navigeren door de website mogelijk te maken. Ook wanneer u gebruik maakt van het delen van een pagina via social media wordt gebruikgemaakt van een cookie. Dit zijn tijdelijke cookies die verlopen aan het einde van de browsersessie. De informatie die in dit cookie wordt vastgelegd wordt niet aan derden verstrekt, deze wordt alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen, voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode.
- Personalisatie/optimalisatie doeleinden: om op basis van uw surfgedrag voor u relevante pagina’s te kunnen tonen. Uw surfgedrag op deze website kan gebruikt worden voor het tonen van voor u relevante informatie, over onze producten en diensten, op websites van derden. Ook gebruikt Van Kreij-notariskantoor cookies om verschillende pagina’s naast elkaar te testen, waarmee Van Kreij-notariskantoor haar website zo optimaal mogelijk kan inrichten. Deze cookie wordt bij bezoek aan de website van Van Kreij-notariskantoor geplaatst op de browser van de bezoeker en krijgt een uniek nummer mee. Dit nummer kan worden herkend waardoor Van Kreij-notariskantoor passende informatie kan tonen op de website waar de gebruiker zich op dat moment bevindt (kan overal op het internet zijn). De informatie die in de cookie wordt vastgelegd wordt niet aan derden verstrekt, deze wordt alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen, voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode.
- Analytische doeleinden: om het gebruik van de website van Van Kreij-notariskantoor te meten en analyseren. Voorbeeld: er kan worden bijgehouden hoeveel bezoekers een bepaalde pagina heeft. Deze informatie is altijd anoniem, d.w.z. wie wat bezoekt is niet herleidbaar. De website van Van Kreij-notariskantoor maakt hiervoor gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (“Google”). Google Analytics maakt gebruik van “cookies”. De door deze cookies gegenereerde informatie over uw gebruik van de website van Van Kreij-notariskantoor (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten van Amerika. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website van Van Kreij-notariskantoor gebruikt, om Van Kreij-notariskantoor te rapporteren over de websiteactiviteit en andere diensten aan te bieden met betrekking tot websiteactiviteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. Deze informatie wordt dus alleen in de browser van de bezoeker opgeslagen voor een termijn van 180 dagen. Dit is een standaard periode.
U kunt uw browser zo instellen dat u bericht krijgt dat een cookie wordt geplaatst of dat het verzamelen van cookies niet mogelijk is. Ook kunt u regelmatig de op uw computer opgeslagen cookies wissen. U kunt dan echter niet meer van alle mogelijkheden van de website van Van Kreij-notariskantoor gebruikmaken.
Social media
Om aan u gerichte posts of advertenties te tonen kan Van Kreij-notariskantoor gebruik maken van de mogelijkheden die social media-platforms bieden om via hen te adverteren, zoals bijvoorbeeld Facebook. Hiervoor kan Van Kreij-notariskantoor aan het betreffende platform op een gehashte (versleutelde, niet herleidbare) manier uw E-mailadres of telefoonnummer verstrekken. Door het hashen kan de sociale-media-dienstverlener uw E-mailadres of telefoonnummer niet achterhalen, maar wel zorgen dat advertenties op uw profiel worden afgestemd als u lid bent van het betreffende platform, bijvoorbeeld door aan u informatie over Van Kreij-notariskantoor te tonen. Het platform beschikt hierbij dus niet over gegevens die direct naar uw persoonsgegevens te herleiden zijn, anders dan de gegevens die u zelf al aan de aanbieder van het betreffende platform hebt verstrekt of die bij het platform reeds bekend zijn. Door deze gerichte benadering zorgt Van Kreij-notariskantoor ervoor dat u zoveel mogelijk relevante informatie te zien krijgt.
Als u bezwaar hebt tegen deze werkwijze gelieve u dat per E-mail kenbaar maken via info@vankreij-notariskantoor.nl onder vermelding van “Afmelden gerichte info via FB-platform”. Bovendien kunt u zich afmelden voor advertenties bij het betreffende platform; in het geval van Facebook via de privacy instellingen.
Meer informatie over het verwerken van gegevens door Facebook, met instellings- en afmeldmogelijkheden ter bescherming van uw privacy is te vinden in het privacy beleid van Facebook, onder andere op https://www.facebook.com/ads/website_custom_audiences/.
Wijzigingen
Van Kreij-notariskantoor kan deze privacy policy aanpassen. Wij raden u aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn. U vindt de datum van de laatste aanpassingen onderaan dit document.
25 mei 2018